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Le Quotient de Productivité Efficace

Quotient de Productivité EfficaceFabien RAMON
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Il existe une constante de productivité partagée par tous les êtres humains : nous disposons tous de 24 heures pour révolutionner une journée. Dans celles-ci, il est nécessaire d’inclure le temps de sommeil, qui dépend de chacun, ce qui laisse un certain nombre d’heures résiduelles afin d’effectuer nos actions quotidiennes.

 

Le quotient de productivité efficace, ou QPE, correspond à la part utile de l’utilisation de votre temps quotidien, hebdomadaire, mensuel … La part utile, c’est le temps que vous allez investir dans des activités et actions qui sont liées à des objectifs à long terme bien définis, ou à nourrir des valeurs qui vous sont fondamentales.

 

J’ai choisi de vous parler dès maintenant du QPE car tout l’intérêt d’une méthode d’optimisation cognitive est d’améliorer votre rendement, que ce soit professionnel ou personnel. Par exemple, si vous allez dans un parc d’attraction avec vos enfants, que vous jouez régulièrement avec eux dans les attractions tout en dédiant votre attention totale à votre famille (ce qu’on appelle être totalement présent), votre QPE peut être très élevé, car vous créez du lien avec votre famille, ce qui correspond et à un objectif à long terme, et à nourrir une valeur fondamentale. La même situation, mais en passant votre journée à consulter vos mails ou à téléphoner, sans être présents pour votre famille, et votre QPE peut être très faible, voire proche de zéro.

 

Chaque action, chaque activité peut être évaluée, comme nous l'avons déjà vu, en fonction de son degré d’importance et d’urgence, selon une grille simple nommée matrice d’Eisenhower :

 
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Toutes vos activités peuvent ainsi être classées en fonction de leur degré d’urgence et d’importance :

→ Les actions urgentes et importantes nécessitent une mise en route immédiate et ne peuvent souvent pas être déléguées. L’arrêt cardiaque est un bon exemple d’action urgente et importante dans un service d’urgence, mais le coup de fil de l’école vous informant qu’il faut récupérer votre fils qui vient de se blesser est également un exemple d’action urgente et importante. Ces perceptions sont purement personnelles, et les degrés d’urgence et d’importance que vous définissez peuvent ne pas du tout correspondre aux autres personnes qui travaillent avec vous (ou qui vivent sous votre toit!).

→ Les actions non urgentes et importantes sont le fondement de votre rentabilité et de votre productivité. Une partie importante de cette formation va vous permettre de définir et surtout d’assumer de vous orienter vers ce type d’actions ce qui vous permettra d’améliorer votre productivité professionnelle et personnelle, d’augmenter votre résilience, de mettre en place un plan d’optimisation cognitive et de développement personnel … Au travail, le fait d’organiser votre temps entre vos différents patients et d’intégrer et de planifier les examens complémentaires font partie d’activités importantes et non urgentes. Ces actions sont souvent parasitées par les actions d’urgence, importantes (si un patient fait un arrêt au déchoc, il est nécessaire d’arrêter l’examen d’une douleur lombaire évoluant depuis trois mois pour assurer la prise en charge urgente) mais aussi et surtout non importante (la réunionnite, l’urgence administrative … que nous voyons ci-dessous)

→ Les actions non importantes mais urgentes sont en effet souvent des sollicitations extérieures, voire des urgences ressenties par d’autres personnes : “tu peux venir voir mon patient cinq minutes”, “tu peux venir m’aider à la 5, il a fait pipi partout”, “est-ce que vous pouvez regarder le scanner d’il y a dix jours de cette patiente, on a peut être raté quelque chose”. Cela ne veut pas dire que ces actions ne doivent pas être effectuées, mais pas forcément au moment de la demande. Nous verrons plus tard que la défocalisation attentionnelle provoque une forte perte d’efficacité, puisqu’il faudra un effort de reconcentration pour se refocaliser sur la tâche que nous étions en train d’effectuer, au moment de la distraction. Apprendre à dire “non” ou “bien sûr, reviens me voir dans X minutes” est essentiel pour développer son assertivité et, par effet rebond, son efficacité cognitive.

→ Les actions ni importantes, ni urgentes sont soit contre-productives, soit orientées uniquement vers votre plaisir à court terme et doivent donc être effectuées après avoir assurées vos autres actions prévues pour la journée. Elles risquent fortement de vous distraire et de vous mener à la procrastination. L’utilisation de réseaux sociaux sans but d’amélioration de sa visibilité est un bon exemple. Trainer sur les réseaux sociaux n’est pas mal en soit, mais lorsque cette activité occupe 20 à 50% de votre temps d’éveil, votre QPE s’en trouve fortement diminuée. Apprenez à ne vous dédier aux activités NUNI (Non Urgentes, Non Importantes) uniquement lorsque vous avez fini vos autres tâches importantes (en particulier non urgentes). Votre feuille d’habitudes de développement personnel, que vous apprendrez à renseigner plus avant, vous permettra de lutter contre l’effet procrastination lié à la sur-activité NUNI.

 

Votre QPE dépend fortement de la façon dont vous allez employer votre énergie dans la journée/semaine … En effet, si l’on considère le diagramme suivant :

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Vos actions peuvent être réparties en trois groupes :

→ Celles qui construisent de la valeur, c’est à dire qui créent une plus-value pour vous ou pour autrui (ou les deux en même temps)

→ Celles qui détruisent de la valeur, en engendrant des conséquences néfastes et aucune plus-value. Ce sont souvent des actions qui enrichissent soit le système de récompense (fumer, boire de l’alcool seul chez soir …), soit l’égo (chercher à tout prix à se venger d’un collègue en délaissant son propre travail … )

→ Celles qui n’apportent rien, qui n’ont aucunes conséquences, que l’on nomme actions stériles (ce qui ne signifie pas forcément qu’elles n’ont pas une utilité en soi, mais pas au sens d’une conséquence à plus long terme).

 

Vous découvrirez dans cette formation plusieurs techniques de développement de votre QPE, que ce soit au sein d’une action, sur votre journée, ou appliquées sur des temporalités plus longues (semaines, mois … ). Il est intéressant de faire son travail d’évaluation de son QPE au sein d’une journée de travail : on se rend souvent compte que nombre de nos minutes sont accaparées par des actions parasites, et que notre attention passe sans cesse d’un élément à un autre, sans véritablement se fixer sur la tâche en cours. Conséquence de notre société d’hyper-information, la défocalisation attentionnelle, en partie liée à notre téléphone et aux pop-up liés à l’arrivée de mails sur votre écran, doit à tout pris être maitrisée afin d’améliorer votre efficacité et d’optimiser votre cognition.